Googleドライブの「一般的なアクセス」を「制限付き」にしても、もともと閲覧権限を持つ相手まで一律に外れるわけではありません。二人で使っていた文書を自分用に戻すなら、リンクの設定に加え、権限を持つユーザーと親フォルダを確認します。Googleの共有停止ヘルプに基づく、個人のマイドライブを中心とした説明です。
「リンクを持つ人」と「招待した相手」は別に見る
「制限付き」は、ファイルを開く権限があるユーザーだけにアクセスを限定する設定です。一方、特定のユーザーから共有を外すには、その相手のアクセス権を削除する操作があります。出典：一般的なアクセスの制限と共有の停止
編集部の仮想例として、Aさんが旅の計画表をBさんに直接共有し、別途リンクでも見られる状態にしていたとします。Aさんがリンクを制限付きにしても、Bさんを指定して与えた権限が残れば「自分だけの文書」にはなりません。
| 希望 | 先に見る場所 |
|---|---|
| リンクを知る不特定の人には見せたくない | 「一般的なアクセス」 |
| 指定した相手との共同作業を終えたい | 「アクセスできるユーザー」と相手の権限 |
| 共有フォルダの一文書だけを私的にしたい | 親フォルダ由来の権限と保存場所 |
これは同じ操作を三回する表ではなく、何がアクセスの根拠になっているかを探すための整理です。
親フォルダから来た権限は、一枚の文書だけ見ても分からない
Googleは、フォルダのアクセス権が中のファイルに継承されること、親フォルダに権限がある相手に対して個別ファイルだけで低い権限を設定しようとすると、親フォルダの管理を案内されることを説明しています。出典：更新された共有モデル
ここで親フォルダから相手を外すと、他の共同作業にも影響し得ます。「この一枚だけ自分用にしたい」のか「このフォルダ全体の共有を終えたい」のか、変更前に決めます。
たとえば共有の家計フォルダ内で、一枚だけ自分の将来計画を書きたいなら、他の家計表も含む権限変更をすぐ実行する必要があるかは別問題です。これから作る私的なメモの保存先を、共有フォルダの外にする案もあります。既存文書を移動する場合の影響は、所有者や画面の案内を確認してから判断します。
所有者を確認してから、一つずつ変更する
パソコン版での確認順は次のとおりです。
- 対象ファイルの情報・詳細を開き、所有者とアクセスできるユーザーを確認する。
- 「共有」を開き、一般的なアクセスを意図する範囲にする。
- 直接指定した相手の共有を終える場合は、その名前の権限メニューで「アクセス権を削除」を選び、保存する。
- 親フォルダの管理を案内されたら、そのフォルダ内の他の文書への影響を確認する。
- 共有画面を開き直し、変更後のユーザーと一般的なアクセスを照合する。
操作の根拠はGoogleの共有停止手順です。権限を変える操作が出ない場合は、所有者や自分の権限を確認します。「マイドライブから見えなくなった」だけで、相手の権限も消えたとは判断しません。
閲覧を止めることと、既に渡した内容の回収は分ける
Googleは、ドライブ内のコピーなどを制限しても、他の方法による内容の共有までは制限できないと説明しています。出典：共有制限の限界
したがって、設定の見直しは今後のアクセス管理として考えます。保存済みの控えまで回収できた、相手が変更に気づかない、といった保証はしません。
この記事は公式資料の机上調査です。Googleフォーム、組織の共有ドライブ、管理者が設定する制限は対象外です。私的な内容を使って試す前に、自分で管理するテスト文書で共有画面の意味を確かめると、目的と影響を分けて判断できます。